新しく社員を採用する際、入社後の手続きをスムーズに進めることは、企業として重要な役割の一つです。
特に「公的保険の加入手続き」や「税金関係の手続き」は、適切に行わなければ従業員に不利益を与える可能性があり、また企業としての義務を果たせないリスクもあります。
今回は、これらの手続きを進める際の基本的な流れと注意点を箇条書きにまとめました。
① 入社時に準備すべき書類
新しい社員が入社する際に、以下の書類をしっかりと確認し、必要な情報をそろえておきましょう。
・雇用契約書（雇用条件の確認）
・マイナンバー（社会保険・税務手続きで必要）
・年金手帳（基礎年金番号の確認／人によっては不要）
・雇用保険被保険者証（過去に雇用保険に加入していた場合）
・扶養控除等申告書（所得税の源泉徴収に関係）
・住民税の特別徴収関係書類（前職の給与天引き状況確認）
② 入社後の社会保険手続き
正式に入社したら、以下の手続きを速やかに進めます。
1) 健康保険・厚生年金保険の加入
提出期限：入社日から5日以内
健康保険証は発行に1～2週間ほどかかるため、従業員には事前に伝えておきましょう。
2) 雇用保険の加入
提出期限：入社日から10日以内
パート・アルバイトでも要件を満たせば加入対象になります。
③ 税金関係の手続き
給与を支払う企業として、従業員の税務手続きもしっかり行います。
1) 所得税の源泉徴収
扶養の有無を確認。
給与支給時に源泉徴収税額表に基づいて所得税を控除。
年末調整時に扶養状況を再確認し、正しく控除できるようにする。
2) 住民税の特別徴収
会社の場合、住民税は原則、給与から天引き（特別徴収）。
前職で特別徴収されていた場合は、「給与所得者異動届出書」を提出。
自治体ごとに特別徴収の開始時期を確認（一時的に普通徴収になる可能性あり）。
④ まとめ：スムーズな手続きのために
入社の際に必要となる書類をチェックし、事前準備を整える。
社会保険・雇用保険の手続きは期限を厳守する。
税務関係の処理を間違えないよう、扶養や特別徴収の状況をよく確認する。
これらの手続きを徹底することで、従業員にとっても安心できる環境を提供でき、企業としての信頼も高まります。
新しく迎えたメンバーが気持ちよく働き始められるよう、入社手続きをスムーズに進めていきましょう！
