ビジネス用のコミュニケーション手段が増え続ける現代においても、電子メールは対外機関や取引先との連絡手段として欠かせないツールです。
その中でも、電子メールの機能としてよく利用されるのが「カーボンコピー（CC:）」です。
この便利な機能ですが、使い方や受け取る側の心理について考えてみたいと思います。
21世紀初頭、ビジネス上の伝達手段といえば電話、FAX、そしてメールが主流でした。
当時はメールが新しいツールとして注目され、社内でも頻繁に使われるようになりました。
あたかもチャットのごとくメールを送り合い、やり取りが活発だった時代を覚えている方も多いのではないでしょうか。
その中で、関係者への報告手段として重宝されたのが「カーボンコピー」です。
後から「そんな話は聞いていない！」と言われないために、関係しそうな人を次々とCCに追加する方法が若いビジネスマンを中心に一般化しました。
これにより、効率的な情報共有が実現した一方で、「社内情報の垂れ流し」や「責任を曖昧にする行為」と揶揄される場面も少なくありませんでした。
最近では、メールの文面も丁寧さが求められることが多くなり、挨拶文や敬語の使い方が重視される傾向にあります。
その中で、CC機能の使い方も変化しています。
以前は経過報告の共有が主な目的でしたが、現在では結果や成果物の送付にもCCが活用され、担当者だけでなく関係者全員に直接情報が届くようになっています。
特に社内手続きでは、CCを利用することで迅速に報告を済ませられるため便利ですが、受け取る側の心情も考慮する必要があります。
例えば、巻き込まれた関係者にとって、情報が多すぎて負担に感じる場合もあるでしょう。
また、社外担当者までCCに追加する場合、混乱や誤解を招くリスクもあります。
メールは多くの人が共通して使うツールである以上、その使い方に一定のルールを設けることが重要です。
例えば、次のようなポイントを意識してみてはいかがでしょうか。
- CCに追加する対象を明確にする: 本当に関係のある人だけを選びましょう。
- 情報の過不足を防ぐ: 送る内容が多すぎたり少なすぎたりしないように工夫しましょう。
- 社外の人を巻き込む際は注意: 必要以上に情報を共有しないことで、信頼関係を保つことができます。
メールの使い方や文化は時代とともに変化しますが、どんなに便利な機能であっても、相手の立場や心理を考慮することが大切です。
CCを活用する際には、適切なルールや配慮を持ちながら使うことで、よりスムーズなビジネスコミュニケーションが実現するでしょう。
